Belajar Membuat Pivot table (excel 2007) from eksternal data

Pengertian Pivot table

Pivot table adalah salah satu fungsi di excel yang digunakan untuk membuat laporan atau meringkas informasi tabel atau daftar data sehingga diperoleh suatu informasi yang ringkas dengan analisis informasi yang diperoleh dari kombinasi kolom data dalam tabel.

Dengan menggunakan Pivot Table Excel kita dapat menganalisis, meringkas dan memanipulasi data sehingga kita memperoleh informasi untuk mengambil keputusan.

Menggunakan pivot table untuk meringkas data yang ada di database

kita akan mengulas cara menggunakan fungsi pivot table di excel yang source data nya kita ambil dari table di luar excel

sebagai contoh kali ini kita akan mengambil data yang disimpan di Microsoft Access.

Langkah pertama

Siapkan terlebih dahulu file *mdb yang berisi table yang akan kita buat laporan menggunakan excel, sebagai contoh table di Ms. access seperti terlihat dibawah.

Langkah kedua

Tutup file mdb/access tersebut dan buka file new excel dengan mengklik menu start>program> Microsoft office>Microsoft office excel 2007

Maka jendela worksheet baru akan muncul

Pilih tab insert, lalu klik pivot table di sudut paling kiri

Maka akan muncul jendela create pivote table berikut :

Pilih use an external data source lalu klik button choose connection kemudian akan muncul  jendela existing connections.

 Langkah selanjutnya klik button browse for more kemudian akan muncul jendela Select  Data Source. Ganti File of type nya menjadi Microsoft Office Access 2007 Database, tentukan letak filenya di menu look in, jika sudah ditentukan lalu klik button Open.

Jendela Data Ling Poperties akan muncul, jika file di database Acces anda di proteksi menggunakan password hilangkan tanda centang Blank password tentukan user name dan password lalu klik ok.  Jika tidak biarkan saja dan langsung saja klik button ok

Setelah di klik button ok akan muncul jendela berikut, hiraukan saja jika file database anda tidak menggunakan password langsung klik ok.

Jendela select table akan muncul

Tentukan table mana yang akan dibuat laporan, kemudian klik ok

 Terakhir akan muncul kembali jendela create pivot table, langsung klik ok.

Dialog Excel versi 2007 memperlihatkan daftar filed pada bagian atas dan empat tempat meletakkan (Drop Zone) field pada bagian bawah dialog, seperti terlihat pada Gambar disamping

Sedangkan pada Excel versi sebelumnya, maka anda harus menarik field dari Dialog Field List langsung ke pivot table. Proses ini sangat menyulitkan bagi orang yang masih baru mengenal pivot tables.

Dalam Excel 2007, anda menarik field dari dialog field list bagian atas ke zona yang yang cocok pada bagian bawah dialog Field List. Biasanya dengan hanya meng-klik field yang ada di dialog Field List akan menempatkan field tersebut pada zona yang tepat. Untuk kasus yang kita miliki ini, maka kita mencoba meletakkan data “Merchant” merupakan daftar yang ke bawah (judul baris) sedangkan item dan amount merupakan judul mendatar (judul kolom).